Das Freigabeverfahren

Rechtzeitig vor dem Einsatz oder der wesentlichen Änderung eines automatisierten Verfahrens stellt die Schulleitung einen Freigabeantrag zusammen mit einer Verfahrensbeschreibung und einer Anlagenbeschreibung, z.B. bei Videoaufzeichnungen von Schuleingängen – wenn nicht bereits eine landesweite Freigabe (z.B. ASV) besteht.

Wann muss ein Freigabeverfahren durchgeführt werden?

Laut Bayerischem Datenschutzgesetz (Art. 26, BayDSG) sind automatisierte Verfahren, in den personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, vom Datenschutzbeauftragten frei zu geben.

Ausnahmen

  • Verfahren, die bereits durch den Vorstand der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern bzw. das fachlich zuständige Staatsministerium datenschutzrechtlich frei gegeben wurden. (Art. 26 Abs. 1 S. 2., BayDSG)
  • Verfahren, die dem internen Verwaltungsablauf dienen (Art. 28 Abs. 1 Ziff. 1, BayDSG)
  • Verfahren, die ausschließlich Zwecken der Datensicherung und Datenschutzkontrolle dienen (Art. 28 Abs. 1 Ziff. 2, BayDSG)
  • Verfahren, deren einziger Zweck das Führen eines Registers ist, das auf Grund einer Rechtsvorschrift zur Information der Öffentlichkeit bestimmt ist oder allen Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, zur Einsichtnahme offen steht, (Art. 28 Abs. 1 Ziff. 3, BayDSG)

Konkret

  • In der Regel sind Dateien, die mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt wurden, ausgenommen.
  • Ebenfalls keine Freigaben werden in der Regel für gemeinsamen Dateiablagen benötigt. Erst wenn in der gemeinsamen Dateiablage personenbezogene Daten gespeichert sind, die in automatisierten Verfahren verarbeitet werden (also z.B. eine Datenbank), ist für das Verfahren - nicht für die gemeinsame Dateiablage - eine Freigabe zu beantragen.

Trotz Ausnahme: Datenschutz muss beachtet werden!

Trotzdem muss bei gemeinsamen Dateiablagen der Datenschutz beachtet werden. Dazu gehört unter anderem die Zugriffsbeschränkung für diejenigen Personen, die tatsächlich einen Zugriff benötigen sowie die regelmäßige Löschung von Daten, die nicht mehr benötigt werden.

Ablauf Freigabeverfahren

Verantwortlich für die Beantragung einer Freigabe ist die Leitung der Einheit, an der das jeweilige Verfahren betrieben wird.

  • Liegt ein automatisiertes Verfahren vor, in dem personenbezogene Daten gespeichert werden, sollte zunächst geprüft werden, ob das Verfahren einer der Ausnahmen unterliegt.
  • Der Datenschutzbeauftrage überprüft das Verfahren, ggf. werden Unklarheiten bzw. Nachfragen geklärt.
  • Ist das Verfahren beanstandungsfrei, so erteilt er eine Freigabe und nimmt das Verfahren in das Verfahrensverzeichnis auf.

Im Nachgang

  • Erhält der Datenschutzbeauftragte eine Anfrage auf  Datenauskunft, wird zukünftig das aufgenommen Verfahren ebenfalls auf Relevanz überprüft. Gegebenenfalls muss der Systembetreiber Auskunft über die gespeicherten Daten erteilen.
  • Ändern sich wesentlich Teile am Verfahren, so ist eine erneute Verfahrensbeschreibung zu übersenden und vom Datenschutzbeauftragten frei zu geben.

Für eine Verfahrensbeschreibung müssen Sie üblicherweise fachliche/inhaltliche Angaben (Formular Verfahrensbeschreibung) sowie Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten machen.